Kosten reduzieren im Messebau  - wertvolle Tipps

Samstag, 7. Dezember 2019
Von: Bernd Freiter
Themen: Messebudget  Messekonzept

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Bericht über den sehr großen Einfluss von Messe-Ausstellern mehr Messestand für das gleiche Messebudget zu bekommen.

Nehmen wir an, Sie legen bei Ihrer internen Budgetplanung für einen Messestand den Auf-und Abbau inklusive aller Logistikkosten ein Budget von € 25.000,- fest. In Ihrem Briefing an die bietenden Messebauer definieren Sie klar Ihre Messeziele, die messeseitigen Begebenheiten und die Anforderungen an den Messestand. Um die Bieter in ihrer Kreativität nicht einzuschränken, geben Sie aber kein Budget vor. Mit Erstaunen stellen Sie dann fest, dass die Gestaltungsvorschläge und Preiskalkulationen der Anbieter von € 10.000,- bis € 60.000,- variieren.

 

Messebau Briefing klar definieren

Tja, und nun? Wie können Sie die unterschiedlichen Designvorschläge vergleichen, mit den Kosten in Relation bringen, letztlich: Welchen Messebauer wähle Sie aus? Tipps, die bereits in der Angebotsphase Budget-Klarheit und Transparenz schaffen:

  • Nennen Sie im Messe-Briefing immer ganz offen Ihre Budgetvorstellung, und nennen Sie auch den Leistungsumfang, der dieses Budget betrifft, z.B.: "Budget € 25.000,- , hier inkludiert: Messe-Stand  inkl. Kauf und Mietkomponenten; Auf und Abbau inkl. aller Nebenkosten wie Hotel, Spesen, Lohnkosten; Logistikkosten inkl. Anlieferung, Abtransport, Laden, Entladen, Einlagerung Leergut/Vollgut während Messelaufzeit 
  • Geben Sie jedoch dem Messebau-Unternehmen die Möglichkeit, Ihnen zusätzlich kreative Vorschläge zu machen die über das genannte Budget hinaus gehen, jedoch  den Mehrwert Ihres Standes deutlich erhöhen können. Im Briefing können Sie diese optionale Leistungen gezielt anfragen: „Wir bitten Sie, eventuelle Designvorschläge, die über das genannte Budget hinaus gehen, optional in Ihren Konzeptvorschlägen zu präsentieren“.

Mit dieser Vorgehensweise erhöhen Sie immens die Vergleichbarkeit der Angebote und gleichzeitig erhalten Sie von den Bietern kreative Vorschläge, wie der Messestand realisiert werden  könnte, wenn das Budget um eine bestimmte Summe höher wäre. Wie Sie den Messebauer Ihres Vertrauens finden und was Sie beachten sollten, erläutert dieser ausführliche Blogbeitrag.

 

In der Entscheidungsphase Budget sparen

Nach Eingang der angefragten Messekonzepte geht es nun in die Entscheidungsphase: Ihr Bauchgefühl sagt: Die Chemie mit Messebauer XY stimmt , er hat ein CI-konformes Design präsentiert, das Angebot ist im Budgetrahmen von € 25.000,- .  Als optionale Innovation schlägt er aber zusätzlich eine 2x3m große LED-Videowand vor.  Diese Video-Wand soll in 2-4m Höhe emotionalen Content abspielen.  Sie sind begeistert von diesem Vorschlag, eine Video-Wand ist als Weiterführung statischer Grafiken natürlich die nächste Grafik-Generation, mit Videowänden eröffnen sich unendliche gestalterische Möglichkeiten.  Als Mehrkosten weist das Konzept des Messebauers jedoch optionale € 6.500€ aus, und ist nun  deutlich über Budget. Was tun? Anstatt der Variante „schade, Over Budget, vielleicht nächstes Mal, Du bist raus: Sprechen Sie mit dem Messebauer und finden Sie gemeinsam Lösungen, zum genannten Budget von 25.000€ INKLUSIVE LED Videowand Ihren Messestand zu realisieren. Hier finden Sie übrigens wissenswertes bezüglich LED-Video-Wände. 

Um die LED-Videowand dennoch einzusetzen, muss der Messestand „abgespeckt“ werden. Folgende Maßnahmen können die Messestandkosten derart reduzieren, dass  vielleicht doch so eine innovative Video-Wand eingeplant werden kann: 

LED-Messewand

 

Mit einem Messebau-Rahmenvertrag langfristig Budget sparen   

Rahmenvereinbarungen über einen längerfristigen Zeitablauf, bzw. über mehrere Messeveranstaltungen bieten für beide Vertragspartner Planungssicherheit. Ebenfalls können, je nach Vereinbarung, die Zahlungen der Investitionskosten auf die Anzahl der geplanten Messeauftritte aufgeteilt werden. Somit sind Ihre Kosten pro Messe geringer und es könnten für Sie Vorteile in den jährlichen Abschreibungen bedeuten. Und sowieso sind Messekosten bei Rahmenvertragskosten in der Regel günstiger, weil durch die Planungssicherheit höhere Rabatte gewährt werden können.

 

Grafik-Design und Video-Content vom Messebauer?

In der Regel wird das Messe-Grafik Design von den Agenturen erstellt, die auch die Printgrafik des ausstellenden Unternehmens übernimmt. Achtung: Medien-Agenturen kennen sich oft nicht im Messebau aus. Fragen Sie den Messebauer, ob Grafik-Design, bzw. Content-Erstellung im Leistungsportfolio enthalten ist. Vergleichen Sie, ob diese Leistungen beim Messebauer günstiger sind als bei der Medien-Agentur.  Mehr zu Grafik-Design im Messebau finden Sie im Beitrag Gelungenes Grafikdesign auf Messeständen. 

 

Fernwirkung durch Abhängung als kostengünstige Alternative

Der Messestand soll sich natürlich von allen anderen Messeständen abheben und bereits von Weitem gesehen werden. Hier gibt es sehr viele Möglichkeiten, und die Unterschiede im Preis sind enorm.  Hier ein Preis-Beispiel für zwei attraktive Lösungen bei Nutzung von 6 Abhängepunkten 

  • Lösung 1: Die Kosten für ein Traversensystem von 10 mal 6 Metern mit rund um laufendem bedrucktem Banner, kompletter Standausleuchtung, Deckengaze weiß, Logo-Kubus 2 x 2 Metern von innen beleuchtet: 6.400,-  
  • Lösung 2: Die Kosten für eine doppelte Traversenleiste, komplette Standausleuchtung, drei unterschiedliche Logo-Kuben 1,5x1,5m und 2x2m in unterschiedlichen Höhen: € 2.700,- 

Beide Lösungen erfüllen den Zweck, von weitem gesehen zu werden und dem Stand „ein Dach“ zu geben. Preisunterschied im Vergleich: 100%

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Podestboden: Aufwandsreduzierung bei der Verlegung von Elektrik und Wasser  

Nicht immer ist es nötig, einen Bodenpodest einzuplanen. Der erhöhte Boden des Messestandes kann schnell das Doppelte oder Dreifache an Kosten eines Standbodens ohne Podest bedeuten. Ein sauber verlegter Boden ohne Podest kann je nach Standdesign sogar besser aussehen, als ein Stand mit Podest. Auch entstehen keine gefährlichen Stolperschwellen und es müssen keine Rollstuhl-Rampen eingebaut werden.

Lösung: ein 15mm dickes Underlay-Matten-Material (in den USA Padding genannt) unter dem Teppich/Laminat/PVC-Bodendekor. Auch das Underlay-Material kann mehrfach eingesetzt werden, Verlegung von Elektrik, LAN-und HDMI-Kabeln ist ohne Probleme möglich. Da das Underlay Material relativ weich ist, wird das Gehen und Stehen auf dem Stand zu einem Wohlfühlerlebnis. Natürlich ist die Verlegung von Wasser-Zu-und Ableitung  hier nicht möglich (Mindestmaß im Licht: 50mm). Aber sowieso ist sehr oft der Wasseranschluss direkt an der Spüle in der Kabine möglich, weil die Standkabinen meistens am Rand zum Standnachbarn hin geplant werden. In der Regel sind die Boden-Versorgungsschächte vorhanden. Ansonsten kann man auf einen „internen Wasserkreislauf“ zurückgreifen. Besonders bei kleineren Ständen ist das eine super Lösung, da gar kein Wasseranschluss bestellt werden muss, sondern Wasser mittels einer Spüle mit Kannisterversorgung realisiert wird.  Kostenersparnis: € 2.500,- 

 

Mit dem Messewandbau Kosten reduzieren  


Kostenersparnis in der Wahl des Wandbaus kann sehr gravierend sein. Die Lösung sind Stoffgrafiken. Der Preisunterschied zwischen einer Messewand aus Holz im Vergleich zu Messewänden aus aufgespannter Stoffgrafik ist immens. Die Vorteile der Stoffgrafik sind jedoch nicht nur der Preis, sondern auch die Brillanz der Grafikdarstellung (Thermosupplimationsdrucke), Wiederverwendbarkeit/Nachhaltigkeit/Ökologie, und mit Hilfe der unsichtbaren Wand- Unterkonstruktionen können alle Anforderungen an eine Holzwand auch mit Stoffgrafiken realisiert werden. Kostenersparnis: € 3.000,- 

 

Das Messebudget um 34% reduzieren, Eventbudget einfach sparen

Haben Sie mitgerechnet? Beim vorab genanten Budget von 25.000,- konnten wir bereits rund € 8.500,- sparen, und die geben wir nun für eine tolle, innovative, nachhaltige, und zukunftsweisende LED-Videowand aus.  ; )

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Fazit zum einfachen Event-Budget sparen:

  • Nennung von Budgets und optionale Zusätze/Innovationen schaffen Klarheit von Anfang an.
  • Entscheidung für den „billigsten“ ist riskant, sehr wichtig ist das Bauchgefühl: stimmt die Chemie?
  • Besprechen Sie gemeinsam mit dem Anbieter Möglichkeiten, den Messestand „abzuspecken".
  • Geben Sie Ihr Messebudget für wirksame Elemente aus: Trend sind LED-Videowände 

Sie wollen Ihres Messestandkosten reduzieren?

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Infos zum RocketExpo Blog Artikel Autor:

Bernd Freiter

Bernd Freiter

Bernd ist von Hause aus Schreinermeister und Kaufmann. Dank seiner Expertise im Handwerk und stark ausgeprägten Kundenorientierung unterstützt er sein Projekt-Team nicht nur in den laufenden Messe-Projekten. Besonderer Fokus liegt in der Betreuung von New Business-Kunden von Anfang an, bis zum fertigen Messestand. Design, Kalkulation, Ausführung, Nachbearbeitung, in unserer agilen Zeit müssen alle Arbeitsprozesse immer wieder in Frage gestellt werden. Durch die enge Zusammenarbeit trägt Bernd mit viel Herzblut dazu bei, dass Innovation und Effizienz bei RocketExpo immer auf dem höchsten Stand sind. Morgens um halb Sieben sieht man Bernd in der Schwimmhalle: Als Leistungsschwimmer ist er seinem Lieblingssport immer treu geblieben. „Wenn aus einer wagen Anfrage eines Kunden am Schluss der fertige Messestand steht: was kann es schöneres geben? Dieser Beruf ist derart vielfältig, ich kann mir keinen anderen vorstellen. Nur wenn der Fokus auf das Ziel des Kunden gerichtet ist, kann der Messestand gut sein. Zum Glück können wir den Erfolg des Kunden auch messbar machen. Die digitale Transformation hat auch im Messebau seit langem Einzug gehalten und wird bei uns im Sinne des Kunden gelebt“.

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