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Virtuelles Seminar und Virtuelle Messe

Mittwoch, 20. Mai 2020
Von: Bernd Freiter
Themen: Virtuelle Messe  Virtuelles Seminar

Im Zuge der digitalen Transformation ist digitales Marketing mittlerweile der Dünger der realen Messen. Digitale und virtuelle Produkte sind fester Bestandteil der Marketing-Strategien für reale Messe-Konzeptionierungen. Begriffe wie Inbound Marketing, Content Management, Besucher-Tracking, digitale Messestände, gehören zum Standart-Vokabular der innovativen Messebauer.

Die Bereiche der virtuellen Messestand-Produkte haben nicht zuletzt auf Grund der ausgefallenen Messen rasant an Fahrt gewonnen. Weniger als Messe-Ersatz, als vielmehr wirksame Ergänzung für Messen nennen wir virtuelle Messestand-Produkte auch gerne „digitale Zwillinge“.

Übersicht der Virtuellen Messe-Produkte

Virtuelle Messeprodukte

Zu den Themen virtueller Messerundgang und virtueller Messestand haben wir bereits in vergangenen Beiträgen ausführlich Stellung bezogen. In meinem heutigen Blog beschäftige ich mich mit den virtuellen Seminaren und Messen.


Defintion Virtuelle Messe und Virtuelles Seminar

Eine Virtuelle Messe-Veranstaltung funktioniert grundsätzlich genau so wie eine reale Messe oder Hausmesse. Jedoch findet die Virtuelle Messe als eine digital visualisierte Veranstaltung im Internet statt.

Anstatt einer Messehalle mit realen Haupteingängen, Empfang/ Garderobe und Ausstellungshallen wird die Virtuelle Messe auf einer Online-Plattform veranstaltet. Diese Plattform erfüllt alle bekannten Funktionen der realen Messe. Demnach verfügt eine Virtuelle Messe oder auch das Virtuelle Seminar ebenfalls über ein virtuelles Außengebäude, Empfangsbereiche, Seminarräume, Messehallen usw.

Toiletten, Garderoben, Abfallbehälter oder Security-Bereiche werden im Internet allerdings logischerweise nicht eingeplant.

 

Gründe für den Einsatz von Virtuellen Messen und Seminaren

Es gibt verschiedene Ausgangssituationen Virtuelle Messen bzw. Virtuelle Seminare zu veranstalten. Hier einige Beispiele:

  • Eine Messe fällt aus und der Messeveranstalter organisiert eine virtuelle „Ersatzmesse“.
  • Eine Unternehmensgruppe nutzt die Messe-Plattform, um ihre Business-Units in einer virtuellen (Haus)-Messe zu präsentieren.
  • Ein Unternehmen nutzt die Messe-Plattform, um seine diversen Produkte auf einer (Haus)-Messe zu präsentieren.

 

Funktionsweise von Virtuellen Messen und Seminaren

In der Regel wird die Software für Virtuelle Messen und Virtuelle Seminare nicht individuell für die jeweilige Veranstaltung generiert. Vielmehr werden die Plattformen für Virtuelle Messen und Virtuelle Seminare von Software-Unternehmen angeboten bzw. zur Verfügung gestellt. Beispiele für Plattformen sind: 6connex, meetyoo, conferencing/ubivent , expo-IP uva. In der Regel werden die Plattformen vom Veranstalter über einen gewissen Zeitablauf gemietet. Jeder Anbieter hat Leistungs-Schwerpunkte und je nach Ausführung und Anspruch muss der Veranstalter die für ihn passende Plattform auswählen.

So gibt es z.B. Anbieter, die sich die visuelle Gestaltung vorbehalten. Hier muss der Veranstalter alle Grafiken hochladen und die Design-Dienstleistungen der Plattformanbieter in Anspruch nehmen. Diese Plattformen werden also nur in Verbindung mit den begleitenden Zusatzdienstleistungen vermietet. Das kann schnell sehr teuer werden und man ist abhängig von den Anbietern. Eine andere Plattform-Variante ermöglicht es den Veranstaltern nur die reine Plattform mit all ihren Funktionen zu mieten und die Grafiken und die Gestaltung der Messe- oder der Seminar-Umgebung kann in Eigenregie angelegt werden.

Genau wie eine reale Messe hat die Virtuelle Messe eine sehr individuelle, auf das Messeziel hin ausgerichtete Architektur. Der gesamte Standort kann je nach der gewünschten Kampagne gebrandet werden: Werbeflächen im Außen-und Innenbereich des Messegeländes, Designs der einzelnen Messestände, Gestaltung der Empfangsbereiche, Ausstattung der Forumsbühne.

Je nach Schwerpunkt der Veranstaltung liegt der Fokus entweder auf Konferenzen, Foren und Seminaren, mit einer begleitenden Leistungsschau (Messe); oder aber umgekehrt, also Fokus auf die Leistungsschau (Messe), mit begleitenden Veranstaltungen.

Einbinden in die virtuelle Veranstaltung kann man Live-Streams, Chatrooms, Webinare, oder Diskussionsforen. Über Anmeldeformulare werden Leads generiert, die vor, während und nach der Veranstaltung in die jeweilige Marketing-Kampangne eingebunden wird.

 

Beispiel für eine Virtuelle Messe

Ausgangslage

Das Unternehmen WWM GmbH & Co. KG hat ein sehr vielseitiges und erklärungsbedürftiges Leistungsportfolio. Einerseits ist sie als traditionelles Handwerks-Unternehmen der Live-Kommunikation in zweiter Generation auf dem Markt. Andererseits jedoch ist sie international bekannt als Software-Entwickler für die gesamte Live-Kommunikations-Branche. Die WWM möchte sich nun im Rahmen ihrer Marketing-Strategie seinen Bestandskunden, aber auch potentiellen Neukunden in Form einer virtuellen Veranstaltung mit Live-Foren und einer Leistungsschau präsentieren.

Umsetzung der Virtuellen Messe

Hierfür lädt sie zu einem eintägigen Virtuellen Seminar mit angeschlossener Virtueller Messe ein. Eingebunden in diese Veranstaltung sind virtuelle Webinare zu den unterschiedlichsten Themen der Live-Kommunikation.

Ebenfalls organisiert die WWM eine virtuelle Netzwerk-Party, mit einem attraktiven Gewinnspiel, welches vor, während und nach dem eintägigen Virtuellen Seminar bespielt wird. Die unterschiedlichen Business-Units präsentieren sich an diesem Tag auf einer Virtuellen Messe, die visuell gleich neben den Konferenzräumen zu finden ist. Zusätzlich hat die WWM Partnerfirmen eingeladen, die sich ebenfalls in der Messehalle mit individuell gestalteten Messeständen und Programm präsentieren. Jeder Messestand hat Info-Bereiche, es können Info-Filme sowie Broschüren angesehen werden, Verlinkungen zu Webseiten werden angeboten. Auch hier können Live-Chats und Telefonkonferenzen angebahnt werden.

Mittels Chat-Angebote kann der Besucher zu jeder Zeit mit realen Ansprechpartnern kommunizieren: Somit ist persönlicher Kontakt, maximale Informationsvermittlung, Leadgenerierung, Informations-Austausch gewährleistet.

Die Veranstaltung wird vor dem Stichtag im Rahmen einer Kampagne beworben.
Am Veranstaltungstermin wird die Virtuelle Messe begleitet von Updates per Social Media Posts und Streaming der diversen Webinare, Foren und Interviews. Nach der Veranstaltung bietet das Besucher-Echo und Reviews viele attraktive Möglichkeiten weiterhin mit Stakeholdern in Verbindung zu bleiben bzw. Geschäftsbeziehungen aufzubauen oder zu pflegen.

 

Außenbereich der Virtuellen Messe

Außenbereich der Virtuellen Messe

Der Außenbereich weist bereits auf den Aussteller hin. Das Gebäude kann an das jeweilige Corporate Design des Unternehmens angepasst werden. Mittels Button am Eingang klickt man sich in den Empfangsbereich.

 

Empfangsbereich der Virtuellen Messe

Empfangsbereich der Virtuellen Messe

Je nach Messeziel können auf den Werbeflächen weitere Aussteller, Informationen oder Videos gezeigt werden. Infobuttons ermöglichen es, sich weiter zu bewegen: In die Messehalle(n), zu den Konferenzsälen, in Meetingräume, zu Chatbereichen.


Konferenzhalle mit Rednerbühne auf der Virtuellen Messe

Konferenzhalle mit Rednerbühne auf der Virtuellen Messe


Je nach Ausführung sprechen die Redner vor dieser Kulisse, ähnlich wie Fernseh-Studios.
Aber auch nur als Kulisse für ein Webinar ist die Rednerbühne geeignet.



Konferenzraum einer Virtuellen Messe

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So könnte ein Konferenzraum einer Virtuellen Messe aussehen. Hier kann gechattet werden oder Telefonkonferenzen abgehalten werden.

 

Messehalle einer Virtuellen Messe

Messehalle einer Virtuellen Messe

Ein Hallenplan mit Ausstellerliste gibt einen Überblick. Durch Anklicken gelangt man zum jeweiligen Messestand.


Messestände einer Virtuellen Messe

Messestand auf einer Virtuellen Messe

Messestand auf einer Virtuellen Messe

Messestand auf einer Virtuellen Messe

Wie bereits weiter oben beschrieben, sind die Messestände mit Infopoints versehen, um diverse Features abzurufen: Verlinkungen zu Videos, Webseiten, Whitepaper, Produktbeschreibungen usw. Aber auch Chat-Bereiche und Formulare sind möglich.

 

Fazit zum Virtuellen Seminar und zur Virtuellen Messe

  • Nicht nur traditionelle Veranstalter von Messen, sondern auch Unternehmensgruppen oder Unternehmen können Virtuelle Messen und Virtuelle Seminare veranstalten, wenn sie sich selbst bzw. gemeinsam mit „verwandten“ Unternehmen oder Business-Units präsentieren möchten.
  • Keine Virtuelle Messe oder Virtuelles Seminar kann reale Veranstaltungen ersetzen. Aber ergänzen, wenn man es gut macht.
  • Als Begleiter für reale Messen ist vor, während und nach einer realen Messe eine Virtuelle Messe bzw. ein Virtuelles Seminar ein Garant für erfolgreiches Marketing. Ziel: maximale Leadgenerierung zu minimalen Kosten per Lead.
Infos zum RocketExpo Blog Artikel Autor:

Bernd Freiter

Bernd Freiter

Bernd ist von Hause aus Schreinermeister und Kaufmann. Dank seiner Expertise im Handwerk und stark ausgeprägten Kundenorientierung unterstützt er sein Projekt-Team nicht nur in den laufenden Messe-Projekten. Besonderer Fokus liegt in der Betreuung von New Business-Kunden von Anfang an, bis zum fertigen Messestand. Design, Kalkulation, Ausführung, Nachbearbeitung, in unserer agilen Zeit müssen alle Arbeitsprozesse immer wieder in Frage gestellt werden. Durch die enge Zusammenarbeit trägt Bernd mit viel Herzblut dazu bei, dass Innovation und Effizienz bei RocketExpo immer auf dem höchsten Stand sind. Morgens um halb Sieben sieht man Bernd in der Schwimmhalle: Als Leistungsschwimmer ist er seinem Lieblingssport immer treu geblieben. „Wenn aus einer wagen Anfrage eines Kunden am Schluss der fertige Messestand steht: was kann es schöneres geben? Dieser Beruf ist derart vielfältig, ich kann mir keinen anderen vorstellen. Nur wenn der Fokus auf das Ziel des Kunden gerichtet ist, kann der Messestand gut sein. Zum Glück können wir den Erfolg des Kunden auch messbar machen. Die digitale Transformation hat auch im Messebau seit langem Einzug gehalten und wird bei uns im Sinne des Kunden gelebt“.

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