Wie finde ich den besten Messebauer?

Mittwoch, 6. November 2019
Von: Bernd Freiter
Themen: Eventprofi-Tipps  Messebau

Sie möchten von Ihrem Messebauer ein tolles Messe-Konzept erhalten? Das auf Ihr Ziel perfekt ausgerichtetes Design? Transparente und verständliche Kostendarstellung? Klarheit über die Art und Weise der Zusammenarbeit?

Messestand-Design

Hier finden Sie drei hilfreiche Ansätze:

1) Der Messebauer nur als Lieferant oder als Partner?
2) Was ist eine Pitch-Etiquette?  
3) Wie schreibt man ein gutes Messebau-Briefing                                                                                                                

Tipp 1: Lieferant oder Partner?   Erste Schritte: ich suche (m)einen Messebauer

Auf der Suche nach dem geeigneten Messebau-Unternehmen gibt es viele Aspekte zu beachten.

Das Thema fängt bereits mit der Frage an: Ist das Messebau-Unternehmen eventuell gar kein Messebauer, sondern eine Messe-Agentur? Achtung, hier gibt es sehr große Unterschiede, hier nur kurz:

  • Messe-Agentur: Messe- Dienstleister, der seinen Schwerpunkt in der Projektierung, alle Leistungen selber einkauft und den Messestand schlüsselfertig mit meist gehörigen Aufschlägen an den Aussteller verkauft.
  • Messebau-Unternehmen: Hier liegt der Fokus darin, das wichtige Bereiche des Messebaus vom Messebau-Unternehmen inhouse realisiert werden.

 In diesem Blog beschäftigen wir uns jedoch nur mit Messebau-Unternehmen.

Bereits in der ersten "Kennenlern-Phase" zwischen Messebauern und Neukunden sollte man sich klar darüber sein, in welcher Beziehung man eine gemeinsame Zusammenarbeit wünscht.

Grundsätzliche Frage: Sieht der Aussteller im Messebau-Unternehmen eher einen Lieferanten, der einen bereits durchgeplanten Messestand nach klaren Anweisungen des Ausstellers ausführt.                                                                                                                           

Oder sucht der Aussteller eher einen geeigneten Partner, mit dem er bereits in der Konzeptionierung eng zusammenarbeitet, eine enge Beziehung entsteht und über den Messebau hinaus Marketing-Strategien mit in die Konzeption mit einbezogen werden.

Jedes Messebau-Unternehmen hat seine individuelle Geschichte und somit auch immer Schwerpunkte und Stärken. Aber auch sicher Bereiche, die das Messebau-Unternehmen eventuell gar nicht bzw. weniger gern anbietet.

Aber zurück zur Frage, ob Sie einen Lieferanten oder Partner im Messebau suchen.

Es gibt Messebauer, die stark in der Erstellung von exklusiven Designs sind, aber nicht flexibel in der Produktion. Andere sind nur stark in der Abwicklung von Ständen: „sag mir was ich Dir bauen soll und ich baue es Dir“.

Achtung: keiner kann alles, und wer das behauptet….na ja…..   

Natürlich hat der Aussteller in der Regel bereits seine Erfahrungen gemacht mit Messebau-Unternehmen.  Und so sind sehr oft beide Seiten - Messebauer und Aussteller- oft erstaunt darüber, dass Messebau-Unternehmen in der Anfrage/Ausschreibungsphase völlig unterschiedliche Herangehensweisen haben. Ein Beispiel:

  • Ausschreibungen können als klar definierte Briefings verfasst werden, mit Abgabe-Deadlines ohne jeglichen vorherigen „Schulterblick“. Solche Unternehmen argumentieren, dass sie „keine Zeit“ für Zwischenstopps haben, bzw. glauben, dass es nicht fair sei, vor der Abgabe von Pitches Schulterblicke zu gewähren und zu besprechen.
  • Andere Ausschreibungen sehen jedoch dezidiert Schulterblicke vor, konkret terminiert. Der Vorteil: jeder Schulterblick in der Design-und Angebotsphase erlaubt es dem Aussteller, das jeweilige Konzept der Anbieter derart zu beeinflussen, sodass bei Abgabe eigentlich kein Konzept mehr schlecht sein kann.

Daher hier mein Tipp: Aussteller sollten sich klar darüber sein, was sie von Ihrem Messebauer erwarten (können). Aber auch anders herum: Passt der Kunde zu dem Messebau-Unternehmen?  Hierzu könnte eine Pitch-Etiquette sehr hilfreich sein.

Bei jeder Anfrage eines Neukunden sollte der erste Gedanke des Messebauers sein:

  • Werden wir langfristig den Wünschen und Erwartungen des Ausstellers gerecht werden können?
  • Wird der Aussteller langfristig mit uns Spaß und Mehrwert haben?

Tipp 2: Pitch-Etiquette

Gute Messebau-Unternehmen grenzen Ihre Entscheidungen an einem Ausschreiben teilzunehmen ein. Ob ein Aussteller diese Etiquette begrüßt, kann sich stark auf eine erfolgreiche und langfristige Geschäftsbeziehung auswirken.

  • Ein persönliches Kennenlernen/face to face bereits in der Kennenlern-Phase: ist man sich sympathisch, wie präsentiert sich das Messebau-Unternehmen? Wie steht es mit Kreativität?
  • Gehört der Messebauer zu einem kleinen, ausgewählten Anbieter-Kreis?

Wenn Sie bereits in der Vorphase der Ausschreibung nach Etiquette-Kriterien ausgewählt haben, sollten drei Anbieter ausreichen.

  • Deadline für die Abgabe des Konzeptes? Es macht es Sinn, rechtzeitig Anfragen zu starten. Ein im Zeitdruck entwickeltes Design kann eigentlich nicht gut werden. Der Aussteller sollte 6-8 Wochen einplanen.
  • Dürfen Konzepte persönlich vorgestellt werden?
  • Nach welchen Kriterien entscheidet sich der Aussteller für seinen Messebauer? Liegt der Fokus im Design, in der Qualität, dem Preis oder vielleicht auch in der gesamten Kommunikation mit dem Messebauer? Ein tolles Design bedeutet Z.B. nicht immer, dass die Qualität stimmt.

 Tipp 3: Messebau Briefing:

Nur mit einem wirklich guten Briefing des Ausstellers kann der Messebauer auch ein perfektes Messestand-Konzept entwickeln. 

Hier nun einige Punkte, die in einem guten Messebriefing nicht fehlen dürfen.

  • Grundlagen: Messename, Ort, Daum, Halle/Standnummer, Standtyp- und Größe, sonstige eindeutige Infos wie Küche/Lager, Meeting, Lobby, Fernwirkung etc.
  • Ziel des Messeauftritt: Die erste Frage eines guten Messebauers ist nach dem Ziel des Messeauftritts. Nur im Wissen des definierten Messe-Ziel kann der Messebauer erste Standbau-Visionen erarbeiten.

Liegt der Fokus in der Neukunden-Generierung? Welche Zielgruppe soll angesprochen werden?  Oder ist der Messestand ein Meeting Place von Kunden und Ausstellern, die sich bereits kennen? Ist die Messe eine Fachmesse oder Consumer-Messe, Besucher eher im Bereich B2B oder B2C?.

Je nach Messeziel wird die Aufteilung und Gestaltung des Messestandes  sehr grundlegende Unterschiede aufweisen.

  • Erfahrungen des Ausstellers teilen: Der Aussteller sollte bereits seine Erfahrungen aus vergangenen Messeauftritten nennen: was hat gut funktioniert, was hatte gefloppt? Diese Informationen sparen enorm Zeit während der Entwicklungsphase.
  • Funktionsbereiche: Welche Bereiche möchte der Aussteller am Stand unterbringen? Z.B. verschiedene Produkt- oder Themenpräsentationen, Lounge- oder Meeting-Bereiche, Eye-Catcher, Bewirtung, Vortrags-Inseln etc.
  • Face to Face Kommunikation: Wie möchten Sie mit Ihren Standbesuchern kommunizieren: Planen Sie diskrete Besprechungsbereiche oder eher offene Bereiche, Lounge-Stil , Bar-Atmosphäre , oder eher herkömmliche Tische mit Stühlen? Bewirtung ja oder nein, welche Bewirtung ist angemessen?
  • Multimedia: Planen Sie den Einsatz von Multimedia? Z.B. Monitore, Touchscreens, Tablets, großformatige LED-Wände, etc. Achtung: hier sind außergewöhnliche Contents gefragt, heutzutage reicht es nicht mehr, einen Monitor an die Wand zu hängen und den Unternehmens-Imagefilm im Loop abzuspielen. Im Trend liegen hier emotionale Contents.
  • Kauf- oder Mietstand? Wie oft planen Sie, den Messestand in dieser Version einzusetzen? Dieses Thema ist recht komplex, zu diesem Thema finden Sie hier tiefergehende Informationen: 

    Messestand kaufen oder mieten?

Fazit:

  • Bevor Sie Anfragen starten, seien Sie sich im Klaren, ob Sie einen Partner suchen, oder lediglich einen Messebau-Lieferanten.
  • Sie erreichen eine hohe Effizienz, wenn Sie ein gutes Briefing verfassen. Sollten Sie einen Partner im Messebau suchen, so ist der Weg des Briefings vielleicht auch das Ziel: „Schulterblick“ und gemeinsame Konzeptentwicklung.
  • Je respektvoller die Stakeholder miteinander umgehen, umso langfristiger und erfolgreicher wird das Ergebnis Ihres Messeauftrittes ausfallen.

 

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