Messeauftritt im Ausland - Die besten Tipps für Aussteller

Mittwoch, 18. Dezember 2019
Von: Bernd Freiter
Themen: Messeplanung

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Worauf müssen Aussteller im Ausland achten?

Auch wenn in Deutschlands Messehallen die größten und meisten Messen weltweit stattfinden: Im Ausland gibt es Messespots, auf denen deutsche Aussteller sich präsentieren müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Besonders der deutsche Mittelstand muss sich den globalen Veränderungen und Anforderungen stellen: Deutschland ist Exportweltmeister, und der Mittelstand denkt international. Viele ausländische Messebesucher sparen sich die Auslandsreise, denn es gibt sie auch in ihrer Nähe: Messespots wie Dubai, Las Vegas, Peking, Guangzhou, Barcelona haben an Stellenwert gewonnen, und somit muss „der deutsche Prophet eben zum Berg kommen“. Alleine entlang der neuen chinesischen Seidenstraße in Richtung Westen entstehen neue Messespots, die chinesische Veranstalter fördern, um die Netzwerke der Seidenstraße zu forcieren.

Welche Messe im Ausland ist wichtig?

Welche Messe für Ihr Unternehmen die passendste ist, können nur Sie am besten ermitteln und entscheiden. Nur Sie selbst kennen Ihre Zielgruppe, die Sie erreichen möchten. Jedoch können die Expertise von Fachverbänden oder Kammern sehr hilfreich sein, z.B. die IHK (Industrie und Handelskammern), der FAMAB (Fachverband Messe- und Ausstellungsbau) oder der AUMA (Verband der deutschen Messewirtschaft). Nutzen Sie die Datenbänke und die Erfahrung der Mitarbeiter.

Es gibt viele Messen, die von staatlicher Seite gefördert werden: Sei es Ernährungs- Bau- oder Pharma-Branche; der „Deutsche Pavillon“ ist weltweit bekannt auf den unterschiedlichsten Business-Sektoren. Die Organisation der Messebeteiligung erfolgt in der Regel durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie oder auf Länderebene, und es werden neben einem Gemeinschafts-Standbereich Unterstände zur Verfügung gestellt. Ein sehr angenehmer Nebeneffekt der Gemeinschaftsstände kann sein, dass sich auch Geschäftsbeziehungen zwischen den Ausstellern anbahnen, nach dem Motto: so eine Messepräsenz im Ausland schweißt zusammen, man lernt sich kennen und man vertraut sich. So manche neue Geschäftsidee und Startup ist auf diese Weise entstanden.

 

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Welche Art von Messestand im Ausland?

Insofern Sie Ihren eigenen Messestand im Ausland planen, gibt es viele Entscheidungen zu treffen bis der Messestand steht:

  • Was kostet mehr: „seinen“ Messestand zum Messeort zu senden und vom deutschen Messebauer auf- und abbauen zu lassen oder einen Messestand am Messeort zu bauen, mit einem am Messeort angesiedeltem Bauteam.
  • Welche logistischen Anforderungen sind an dem Messeort gestellt: Zollpapiere? Transport per Truck oder Luftfracht? Ladungssicherung?
  • Wer könnte mir einen Messestand am Messe Ort bauen, falls das günstiger ist? Wie sichere ich die von mir erwartete Qualität ab?

Tipp: Bei all diesen Fragen und Entscheidungen unterstützen Sie erfahrene Messebau-Unternehmen, Agenturen oder aber Messe-Fachverbände. Messebauer mit Auslandserfahrung können sehr schnell erkennen, welcher Weg der richtige ist, ohne vorab aufwendige Kostenvoranschläge zu erstellen.

 

Top of a stack of lobster traps in Maine

Achtung: teure Messefallen für Aussteller im Ausland

Genau wie in Deutschland erhalten Sie das Exhibitor Manual (Aussteller-Handbuch), mit allen relevanten Informationen. Aber Achtung: Die Sicherheitsbestimmungen und Standbau-Regularien sind im Ausland unter Umständen anders, als Sie es von Deutschland her kennen:

  • So gibt es z.B. in Frankreich, Großbritannien und den USA stark regulierte Einfahrts-Time-Slots, die sogar in Deutschland ansässige Logistik-Unternehmen oft übersehen. Hier empfiehlt sich, ganz genau Bescheid zu wissen und sich Bestätigungen unbedingt schriftlich einzuholen. Kurz vor Montagebeginn sollte man diesen Kontakt nochmals „auffrischen“. Wenn der Einfahrts-Time-Slot nicht eingehalten wird, kann das gesamte Messebau-Projekt leicht doppelt so teuer werden.
  • In den USA ist der Messebau komplett anders organisiert: Hier haben Gewerkschaften das Sagen, alle Bereiche sind durch Union-Labours geschützt. Je nach Spot/Bundesstaat gibt es komplett unterschiedliche Regularien oder Gesetze. Drayage Costs zum Beispiel sind Kosten, die ab Ladekante des LKW bis zum Messestand berechnet werden, und zwar nach Gewicht. Hier kann eine Palette auch schon mal 1.000 USD Dollar kosten, je nach Größe und Gewicht. Ebenfalls Achtung in Bezug auf das Handwerkliche: In New York z.B. darf gar nichts selber verbaut werden, hier müssen die Monteure direkt von der Messe gebucht werden. In Las Vegas ist das schon etwas lockerer, jedoch dürfen auch hier keine elektrischen Arbeiten ausgeführt werden. Achtung bei Bestellportalen: diese basieren meist auf der Tatsache, dass die Kreditkartenfreigabe seitens des Ausstellers bestätigt werden muss, bevor Bestellungen ausgeführt werden. Hier kommt es schon mal vor, dass ein Monteur ein LAN-Kabel auf den Stand schmeißt, und 5 Minuten später sind 3.000 USD vom Kreditkonto abgebucht, ohne das man etwas bestellt hätte. Es empfiehlt sich daher, genau Bescheid zu wissen, bzw. einen erfahrenen Messebauer an seiner Seite zu haben.
  • Frankreichs Messespots, z.B. Paris oder Cannes, zeichnen sich dadurch aus, dass es penible Sicherheitsvorschriften gibt: Eine Standkante z.B. darf nur ein ganz bestimmtes Gefälle haben, ansonsten wird der Messestand gesperrt: Hier haben schon viele Messebauer neue Standkanten nachsenden lassen müssen. Wenn Bauhöhen nur um 1 cm zu hoch geplant sind: Baustopp! Achten Se daher darauf, dass Ihr Stand immer die geforderte Bauhöhe INKLUSIVE DES STANDBODENS hat.
  • Arbeitsgenehmigungen: Es lebe Europa? Von wegen: Frankreich, Belgien und auch die Schweiz schotten ihren Arbeitsmarkt ab, indem sie den ausländischen Messebauern das Leben mit Bürokratie schwer machen. Achten Sie unbedingt auf die jeweiligen Arbeitsbestimmungen, ansonsten können sehr hohe Strafen auf Sie zukommen. In der Schweiz müssen sogar Projektmanager, die nur zu einer Standübergabe kommen, Arbeitspapiere nachweisen und bei sich führen. Keinesfalls dürfen sie arbeiten, auch hier drohen bei Verstoß harte Strafen.

 

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Messedesign und Qualität bei Messeauftritten im Ausland

Sie legen großen Wert auf die globale Wiedererkennbarkeit Ihres Messestandes? Also ein global erkennbares Corporate Design? Hier gilt es zu beachten, dass in jedem Land unterschiedliche Materialien und Bauweisen angewendet werden. Einige Beispiele:

  • In den USA sind bezahlbare Messestände oft in Systembauweise geplant. Durch hohe Handling-Kosten (Drayage costs), die per Gewicht berechnet werden wird hier mit leichten Systemen gearbeitet. Stoffgrafiken sind auch in den USA sehr verbreitet aber Achtung, es gibt große Qualitätsunterschiede. Stände in konventioneller Bauweise sind aufgrund des hohen Gewichtes und der höheren Komplexität des Aufbaus in der Regel doppelt so teuer wie in Deutschland.
  • Die Qualität der Messestände in Belgien und Frankreich sind mit deutschen Standards nicht zu vergleichen. Hier werden Stände gerne „geschreinert“ und gestrichen.
  • Die Messebau-Qualität in Asien hat enorm aufgeholt. Sehr innovative Lösungen, hoher Stand der (auch multimedialen) Technik, die mit Deutschland zu vergleichen ist.

 

Wertvolle Tipps für Messebeteiligungen im Ausland 

  • Erstellen Sie ein einfaches CD-Style-Book, das nur die wichtigen CD-Elemente beschreibt. Farbwerte, Größenverhältnisse, Grafik-Grundlagen. Fragen Sie, wie der Messebauer den Stand plant zu bauen. Lassen Sie Ihr Briefing aber maximal offen, damit der Anbieter seine Inhouse-Möglichkeiten vorschlagen kann. Natürlich dürfen Angaben über Ihre Bedarfe dabei nicht fehlen. Anzahl Sitzplätze, Displays, Meetingraum ja/nein, Bedarf des Lagers/Kabine etc.
  • Auch im Ausland haben Messebau-Unternehmen Mietmöbel im Stock. Fragen Sie explizit nach deren Mietmöbel-und Display-Pool. Lassen Sie sich eine Auswahl zeigen. Hier können Sie viel Geld sparen.
  • Es gibt Messebau-Systeme, die eine sehr individuelle Bauweise ermöglichen. Wenn diese Systeme weltweit verbaut werden, dann macht es Sinn, mit einem solchen Messebauer zu kooperieren: Durch die global angepasste Bauweise sind auch die Bauqualität in der Regel vergleichbar. Fragen Sie Ihren Messebauer danach.

 

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Bernd Freiter

Bernd Freiter

Bernd ist von Hause aus Schreinermeister und Kaufmann. Dank seiner Expertise im Handwerk und stark ausgeprägten Kundenorientierung unterstützt er sein Projekt-Team nicht nur in den laufenden Messe-Projekten. Besonderer Fokus liegt in der Betreuung von New Business-Kunden von Anfang an, bis zum fertigen Messestand. Design, Kalkulation, Ausführung, Nachbearbeitung, in unserer agilen Zeit müssen alle Arbeitsprozesse immer wieder in Frage gestellt werden. Durch die enge Zusammenarbeit trägt Bernd mit viel Herzblut dazu bei, dass Innovation und Effizienz bei RocketExpo immer auf dem höchsten Stand sind. Morgens um halb Sieben sieht man Bernd in der Schwimmhalle: Als Leistungsschwimmer ist er seinem Lieblingssport immer treu geblieben. „Wenn aus einer wagen Anfrage eines Kunden am Schluss der fertige Messestand steht: was kann es schöneres geben? Dieser Beruf ist derart vielfältig, ich kann mir keinen anderen vorstellen. Nur wenn der Fokus auf das Ziel des Kunden gerichtet ist, kann der Messestand gut sein. Zum Glück können wir den Erfolg des Kunden auch messbar machen. Die digitale Transformation hat auch im Messebau seit langem Einzug gehalten und wird bei uns im Sinne des Kunden gelebt“.

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