Checkliste für eine erfolgreiche Messevorbereitung

Freitag, 6. Dezember 2019
Von: Christina Gier
Themen: Messedesign  Messeplanung

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Sechs Schritte zum erfolgreichen Messeauftritt

Welche Frage stellt sich ein Aussteller wohl am meisten? Richtig. Wie kann ich meinen Messeauftritt strukturiert planen. Was muss ich alles beachten? Die Planung eines Messeauftritts kann durchaus anstrengend sein und man verliert schnell den Überblick. In diesem Blog Beitrag möchte ich Ihnen eine kleine Hilfestellung zu diesem Thema geben, damit Sie bei Ihrem nächsten Messeauftritt auch nichts vergessen und ohne Stress durch die Planung kommen.

 

1. Auswahl der richtigen Messe

Zu allererst sollten Sie sich überlegen, was Sie mit Ihrem Messeauftritt erreichen möchten. Wollen Sie Nähe zu Ihren Kunden, soll es sich um eine Fach- oder Besuchermesse handeln, was haben Sie für eine Zielgruppe. All diese Fragen sollten Sie bei der Auswahl Ihrer Messe im Hinterkopf behalten!

 

2. Frühzeitige Messeanmeldung  

Vor der konkreten Planung Ihres Messeauftritts, sollten Sie sich zuerst um die Anmeldung sowie der Beantragung Ihres Standplatzes kümmern. So wissen Sie frühzeitig, an welcher Stelle der Messe Ihr Stand zu finden ist, wie viel Platz Ihnen zur Verfügung steht und ob ein bestimmter Stand Typ vorgegeben ist. Ebenfalls können Sie Zeitdruck vermeiden und verpassen keine Fristen.

 

3. Planung des Messestands

Nachdem Sie sich um die Anmeldung für Ihre Wunschmesse gekümmert haben, können Sie mit der Planung und Gestaltung Ihres Standes beginnen. Hierzu sollten Sie sich ein grobes Budget überlegen, was Sie für Ihren Messeauftritt investieren wollen. Damit kann Ihr Messebauer besser planen wie Ihr Stand ungefähr aussehen kann und Ihnen passende Angebote erstellen. Durch Konzepte, die Ihr Budget deutlich übersteigen, kann viel Zeit durch Überarbeitung verloren gehen.

Ein wichtiges Thema bei der Standgestaltung ist das Mobiliar. Sollen die Möbel gemietet oder gekauft werden? Hierzu der passende umfangreiche Artikel Möbel für Messestand kaufen vs. mieten. Welche Atmosphäre wollen Sie ausstrahlen? Möchten Sie Kunden mit bequemen Loungemöbeln zum Verweilen einladen oder geht es Ihnen darum, möglichst viele neue Kunden zu gewinnen, mit denen Sie lediglich ein kurzes Gespräch führen möchten? Stehen Kundengespräche im Vordergrund, können Sie viel Platz für Sitzgelegenheiten einplanen. Liegt Ihr Fokus allerdings auf der Produktpräsentation, sollten Sie darauf achten, dass hierfür genügend Platz zur Verfügung steht. Hier kann es schnell passieren, dass Ihr Stand zu überladen wirkt. Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Ziele Sie mit Ihrem Messestand erreichen möchten und sprechen Sie offen mit Ihrem Messebauer darüber, um die perfekte Kombination aus Produktpräsentation und Verweilmöglichkeiten zu finden.

Haben Sie Werbemittel oder Informationsmaterialien, die Sie ihren Besuchern mitgeben möchten? Dann brauchen Sie Aufbewahrungsmöglichkeiten für diese. Ein abschließbarer Counter, eine ganze Kabine oder eine Messetheke, es gibt viele Möglichkeiten. Speziell zum Thema Messetheke gibt es einen sehr passenden Beitrag Die perfekte Messetheke.

Ebenfalls sollten Sie sich Gedanken darüber machen, ob Sie auf Ihrem Stand Verpflegung anbieten wollen. Ein Messebesuch kann sehr anstrengend sein. Bieten Sie Ihren Besuchern eine kleine Möglichkeit für eine Auszeit mit Wasser oder Kaffee an, oder sogar mit kleinen Snacks. Hierfür benötigen Sie natürlich entsprechenden Stauraum. Reden Sie mit Ihrem Messebauer, welche Möglichkeiten sich für Ihren Stand anbieten. Je nachdem, für welche Möglichkeit Sie sich entscheiden, ist zusätzlicher Platz auf Ihrem Stand nötig, beispielsweise bei der Verwendung einer Kabine.

 

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4. Standdesign zum Auffallen

Ein erfolgreiches Grafikkonzept ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Messeauftritts. Hierdurch erwecken Sie das Interesse potenzieller Kunden, fallen auf und können Sich von der Konkurrenz abheben. Das Design Ihres Messestandes ist das erste, was Ihr Kunde sieht. Welcher Stand würde Sie mehr ansprechen? Ein mit Schrift vollgepackter, aus der Ferne nahezu unlesbarer beschriebener Stand oder einen Stand, wo Sie auf den ersten Blick die angebotenen Dienstleistungen erkennen können und Sie lediglich kurze Sätze und einzelne Grafiken finden. Machen Sie Ihren Stand für Besucher interessant und gestalten Sie Ihn so, dass man ihn gerne besucht und sich genauer über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung informieren möchte.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Corporate Identity. Wenn Sie eine bestimmte Firma auf einer Messe suchen, wonach halten Sie Ausschau? Richtig, nach den Farben des Unternehmens. Achten Sie darauf, dass Ihr Erscheinungsbild Ihr Unternehmen wiederspiegelt und Sie einen Wiedererkennungswert haben. Zu dem Thema Grafikdesign gibt es einen tollen Blogbeitrag mit dem Titel 6 Tipps für gelungenes Grafikdesign auf Messeständen.

 

5. Messeorganisation mit Überblick

Vermeiden Sie unnötigen Stress, indem Sie immer genügend Zeitreserven für eventuelle Probleme einplanen. Klären Sie die Frage, wie Ihr Stand zu der Messe kommt und wie er aufgebaut wird. Holen Sie ihn bei Ihrem Messebauer ab und kümmern sich um Transport und Aufbau selbst? Oder bietet Ihr Messebauer vielleicht einen Versand- und Aufbauservice an. Überlegen Sie sich, welche Lösung für Sie die Beste ist. Ihr Messebauer wird Ihnen auch in dieser Frage beratend zur Seite stehen.

 

6. Messenachbereitung und Beurteilung

Nach der Messe ist der Stress noch nicht vorbei. Um zu sehen, wie Ihr Messeauftritt abgeschnitten hat, sollten Sie nach der Messe ein Fazit ziehen. Wie viele Besucher hatten Sie im Vergleich zu anderen Veranstaltungen? Haben Sie neue Kunden gewinnen können? Was haben Sie an Feedback von Besuchern erhalten? All diese Fragen können Ihnen dabei helfen, Ihre Messe zu evaluieren und gegebenenfalls Optimierungen für Ihren nächsten Messebesuch festzulegen. Ein Instrument was Ihnen hierbei helfen kann sind Besuchermessungen. Mehr dazu finden Sie im folgendem Blog Artikel: Fünf Gründe für Besuchermessung auf Veranstaltungen

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Zusammenfassung der Messevorbereitung und Planung eines Messauftritts

Einen Messeauftritt zu planen erfordert viel Zeit und Nerven. Um die Planung aber so angenehm und stressfrei wie möglich zu gestalten, sollten Sie einige Punkte beachten.

  • Überlegen Sie sich, mit welcher Intention Sie auf eine Messe gehen wollen und suchen Sie Ihre Messe nach diesen Kriterien aus.
  • Achten Sie auf Fristen und planen Sie immer genügend Zeitpuffer ein, um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.
  • Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Ihr Messestand aussehen soll. Achten Sie auf die richtige Kombination aus Möbel- und Präsentationsfläche und für welche Produkte oder Dienstleistungen Sie eventuell mehr Stauraum benötigen.
  • Schauen Sie, dass Ihr Designkonzept mit Ihrer Corporate Identity zusammenpasst. Spiegeln Sie mit Ihrem Stand Ihr Unternehmensleitbild wider und achten Sie auf Wiedererkennungsmerkmale.
  • Überlegen Sie sich, wie die Logistik hinter Ihrem Messeauftritt aussehen soll.
  • Beschäftigen Sie sich auch nach der Messe noch mit Ihrem Besuch dort. Evaluieren Sie Ihren Auftritt und schaffen Sie so eventuelle Verbesserungspunkte für Ihren nächsten Stand.

So sehen erfolgreich geplante Messeauftritte aus >>

Infos zum RocketExpo Blog Artikel Autor:

Christina Gier

Christina Gier

Christina Gier ist Auszubildende im Sales-Team der WWM. Sie berät Kunden bei der optimalen Gestaltung von Messeständen und dem Einsatz innovativer Technologien im Messebau.

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