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5 Tipps zur erfolgreichen Montage Ihres Messestandes

Mittwoch, 19. Februar 2020
Von: Waldemar Schulz
Themen: Messelogistik  Messeplanung

Die Montage und Logistik ist ein entscheidender Faktor dafür, dass ein Messestand zum Erfolg wird. Um einen möglichst reibungslosen Auf- und Abbau des Messestandes zu garantieren, wird ein individuelles Montageteam zusammengestellt. Was Sie zusätzlich für eine erfolgreiche Montage beachten müssen, halten wir im folgenden Blogartikel fest.

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Messestand rechtzeitig anfragen

Bevor ein Messestand fertig auf der Messe steht, muss zuallererst einmal eine Anfrage an den Messebauer Ihres Vertrauens geschickt werden. Da professionelle Handwerker ihre Zeit weit im Voraus planen, benötigt eine Anfrage einen Vorlauf von mindestens zwei Monaten. Je größer der geplante Messestand ist, desto länger die Anlaufzeit. Um den Auftrag nun pünktlich zu erledigen, bedarf es einer rechtzeitigen Planung. Wird der Auftrag viel zu spät vergeben, kann es dazu kommen, dass qualifizierte Handwerker und Monteure ausgebucht sind und man auf einfache Heimwerker oder unqualifizierte Helfer ausweichen muss. Das kann dazu führen, dass ein Messestand nicht rechtzeitig fertiggestellt werden kann, was bei allen Beteiligten für große Unzufriedenheit sorgt und gegebenenfalls zu großen finanziellen Verlusten führt.

Aus diesem Grund versenden wir nach Eingang einer Anfrage das Angebot zusammen mit einer Timeline, damit Kunde und Dienstleister einen Überblick über den Zeitplan von Logistik und Montage erhält.

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Messebauer mit qualifiziertem Personal aufsuchen

Achten Sie darauf, dass Ihr Messestand von qualifiziertem Personal aufgebaut wird, denn Ihr Messeauftritt kann nur so gut sein, wie die Montage des Standes erfolgreich war. Zuverlässigkeit bei einem Monteur bedeutet, dass er gewissenhaft nach vorgegebenen Plänen arbeitet und beim Entdecken von Fehlern diese sofort dem zuständigen Projektleiter kommuniziert. Damit Messestandmaterial auch für weitere Messeauftritte verwendet werden kann, müssen Monteure gewissenhaft mit dem Kundenmaterial umgehen, wie z.B. das Einpacken von Möbeln in die dafür vorgesehenen Transportboxen. Zudem müssen alle Sicherheitsvorschriften eingehalten werden.

Die Monteure überwachen während des Auf- und Abbaus, dass nichts abhandenkommt, dass Leer- und Vollgut eingelagert und wieder zurückgebracht wird. Außerdem kontrollieren und überwachen sie die Anlieferung des Messeguts und sorgen dafür, dass nach der Messe alles wieder gut verpackt ist und vorschriftsgemäß verladen wird.

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Kosten der Montage des Messestandes beachten

Die Kosten für die Montage eines Messestandes sollten immer als Ganzes betrachtet werden, und zwar als eine Mischkalkulation. Die zu zahlenden Löhnen der Monteure sowie die weiteren Kosten variieren je nach Messe-Ort und Qualifikation der Monteure sehr stark. Gegebenenfalls müssen auch Übernachtungskosten und Spesen der Monteure hinzugerechnet werden. Dazu können noch weitere Kosten kommen. Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie von Ihrem Messebauer eine vollständige Kostenaufstellung erhalten und nicht von zusätzlichen Kosten überrascht werden. Wie Sie Kosten im Messebau reduzieren können, erklärt Ihnen mein Kollege Bernd Freiter in einem weiteren Blogbeitrag.

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Wichtigkeit des Abbaus eines Messestandes nicht unterschätzen

Die Planung des Abbaus eines Messestandes ist genauso wichtig wie die Planung des Aufbaus. Dies wird gerne mal unterschätzt und der Aufwand gerne übersehen. Dabei kann eine nicht stattfindende Übergabe des Messestandes nach Messeende vom Kunden an das Montageteam für einige Komplikationen sorgen. Wenn der Kunde den Messestand zu früh verlässt oder auch die Monteure zu spät kommen, ermöglicht das die Möglichkeiten zum Diebstahl von Standmaterial oder Kundenmaterial durch Dritte. Daher ist auch beim Abbau des Messestandes eine rechtzeitige und gemeinsame Abstimmung zwischen Kunde, Projekt- und Montageleitung erforderlich. Professionalität und Zuverlässigkeit der einzelnen Monteure ist hier genauso wichtig wie beim Aufbau. Letztendlich ist das Ziel von Kunde und Dienstleister, dass der Messeauftritt vom Auf- bis Abbau möglichst effizient sowie reibungslos verläuft.

Oftmals fragen Kunden, ob Kosten geteilt werden können, wenn ein Dienstleister mehrere Stände auf einer Messe hat. Man erhofft sich, dass daraus Synergieeffekte entstehen und dass die Kosten für Montage und Logistik reduziert werden. Dies ist leider nicht möglich, da die Monteure ihre eigenen Zuständigkeiten für die einzelnen Messestände haben. Das schließt jedoch nicht aus, dass ein Monteur schon mal bei einem anderen Messestand aushilft. Wie viele Leute tatsächlich am Messestand arbeiten, entscheidet letztendlich der Bauleiter, welcher die Verantwortung für die Fertigstellung des Messestandes, unabhängig davon wie viele Leute daran arbeiten, trägt.

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Transport von Messeständen ordnungsgemäß durchführen lassen

Leider kann auch der Transport nicht zusammengelegt werden, da es zu einem großen Durcheinander kommen kann, wenn mehrere Stände in einen LKW zusammengepackt werden. Beim Aufladen des LKWs würden Monteure darauf achten, dass die Messestände und -zubehör sicher verstaut werden und nicht, dass zusammengehörigen Teile auch zusammenbleiben. Somit kann es dazu führen, dass die Monteure die jeweiligen Teile suchen müssen, was wiederum wertvolle Zeit kostet. Auch für den Rücktransport wäre eine Zusammenlegung mehrerer Messestände nicht sinnvoll, da es beim Rücklauf und der Einlagerung bzw. Rücksendung des Kundenmaterials zur Verwirrung kommen kann und bestimmtes Material nicht zum richtigen Kunden zugewiesen wird. Daher sollte der Transport eines Messestandes ordnungsgemäß durchgeführt werden. 

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Fazit zur erfolgreichen Montage von Messeständen

Für die Montage von Messeständen gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten. Wichtig ist es, dass Sie die Anfrage rechtzeitig an den Messebauer Ihres Vertrauens schicken, damit Sie den Aufgabenbereich der Montage und Logistik des Messestandes frühzeitig auslagern können.

Infos zum RocketExpo Blog Artikel Autor:

Waldemar Schulz

Waldemar Schulz

Waldemar kam 2013 als Assistent des Projektmanagements zur WWM. Hierbei unterstützte der gelernte Produktdesigner die Projektmanager bei Gestaltung, Konstruktion und Visualisierung verschiedenster Messestände. Seit 2018 ist er Projektleiter bei RocketExpo. Seine täglichen Aufgaben umfassen dabei die Planung, Kalkulation und Realisierung von Messeständen sowie die eigenverantwortliche Betreuung von Kunden. Spaß macht ihm diese Tätigkeit, weil die Branche des Messebaus abwechslungsreich ist und es immer neue Innovationen zu entdecken gibt. In seiner Freizeit genießt Waldemar die Natur beim Wandern in der Eifel, fährt gerne Fahrrad oder powert sich beim Kraftsport aus.

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